Cara Pengurusan Dokumen Di KBRI Tokyo, Jepang Terbaru - Masnaato
Skip to content Skip to sidebar Skip to footer

Cara Pengurusan Dokumen Di KBRI Tokyo, Jepang Terbaru

Cara Pengurusan Dokumen Di KBRI Tokyo, Jepang Terbaru



Legalisasi Dokumen

Jenis Dokumen yang dapat dilegalisasi:

  1. Surat Kuasa/Surat Pernyataan
  2. Terjemahan Dokumen yang diterbitkan di Indonesia (Akta Kelahiran / Surat Keterangan Kematian / Akta Nikah / Akta Cerai / Ijazah / SIM / KTP)
  3. Terjemahan SIM dan Surat Keterangan SIM lainnya
  4. Salinan Dokumen
  5. Dokumen Bisnis/Non Bisnis Asing yang akan digunakan di Indonesia
  6. Dokumen MOU Pemagang/Trainee 

HIMBAUAN :

Berdasarkan Peraturan Menteri Luar Negeri No. 09/A/KP/XII/2006/01, tanggal 28 Desember 2006 Pasal 69 mengatur bahwa dokumen yang dibuat atau diterbitkan di Indonesia dan akan dipergunakan di luar negeri harus dilegalisasi terlebih dahulu oleh Direktorat Perdata Kementerian Hukum dan HAM melalui https://legalisasi.ahu.go.id/ dan Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri ( https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/konsuler/legalisasi ) sebelum dibawa ke Perwakilan RI di luar negeri.

Kepada WNI yang bermukim di Jepang sebelum melakukan legalisasi di KBRI Tokyo DIHIMBAU agar melegalisasi dokumen penting antara lain Akte Kelahiran, Pernikahan, Perceraian, Kematian, SIM, Surat Kuasa, Surat Kelakuan Baik, Certificate of Origin serta dokumen penting lainnya. 

A. SURAT KUASA/SURAT PERNYATAAN

Persyaratan:

  1. Surat Kuasa/Pernyataan Asli, harus diketik rapi dan mencantumkan nama pemohon sesuai paspor, nomor paspor, alamat di Jepang dan di Indonesia serta nama, alamat nomor identitas penerima kuasa. Tempat penandatanganan harus diketik Tokyo atau Jepang, dan tanggal penandatangan dikosongkan. (Contoh : Tokyo/Jepang,                         201x)
  2. Fotokopi paspor pemberi kuasa/pernyataan; halaman depan dan halaman yang ada tanda tangan (di kertas A4)
  3. Fotocopy KTP Indonesia/KK pemberi & penerima kuasa.
  4. Fotocopy Residence Card/Zairyu Card (depan belakang; dikertas A4)
  5. Untuk surat yang menggunakan materai, tanda tangan pemohon harus menyentuh materai
  6. Pemohon harus datang langsung ke KBRI Tokyo dan tanda tangan surat kuasa (pemberi kuasa) harus dilakukan didepan petugas KBRI
  7. Biaya ¥. 0 (tidak dibebankan biaya).

Catatan Penting:

  • Dokumen yang ditulis tangan tidak dapat diproses
  • KBRI dapat meminta tambahan copy dari dokumen pendukung lainnya apabila diperlukan.
  • Apabila pemohon tidak dapat datang langsung ke KBRI, maka dokumen dapat dikirim melalui pos, dengan melampirkan surat bertandatangan asli yang menjelaskan alasan tidak dapat datang ke KBRI dan letter pack 370/520 untuk amplop balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap.

B. TERJEMAHAN DOKUMEN

Persyaratan:

  1. Dokumen asli & terjemahannya (maksimal 5 rangkap).
  2. Fotocopi dokumen yang akan dilegalisasi.
  3. Fotokopi paspor dan Residence Card/Zairyu Card.
  4. Dokumen terjemahan harus diketik rapi (bukan tulisan tangan). Dokumen yang ditulis tangan tidak dapat diproses.
  5. Dokumen terjemahan harus berupa terjemahan dari dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah/lembaga di Indonesia. KBRI Tokyo tidak dapat melegalisasi dokumen yang diterbitkan oleh pemerintah/lembaga asing & dokumen yang diterbitkan oleh KBRI/KJRI lain
  6. Dokumen dapat dikirim via pos, harap melampirkan letter pack 370/520 balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap
  7. Biaya ¥. 0 (tidak dibebankan biaya).

Catatan Penting:

  • KBRI Tokyo tidak melayani permohonan penterjemahan dokumen.
  • Terjemahan dokumen harus dilakukan di Penterjemah tersumpah, atau cantumkan nama dan kontak penterjemah dokumen tsb.
  • Fotocopy dari dokumen yang akan dilegalisasi harus bersih dari cap legalisasi sebelumnya.
  • Untuk terjemahan dokumen dalam bahasa asing lainnya, harap melampirkan juga terjemahan dalam Bahasa Indonesia atau Inggris atau Jepang (salah satu).

C. Terjemahan SIM dan Surat Keterangan SIM Lainnya

Terjemahan SIM

Persyaratan:

  1. Fotokopi SIM (berwarna; di kertas A4) dan terjemahannya dalam Bahasa Jepang.
  2. Fotokopi Paspor halaman depan (di kertas A4).
  3. Fotokopi Resident Card/Zairyu Card (depan belakang di kertas A4).
  4. Dokumen dapat dikirim via pos, harap melampirkan letter pack 370/520 balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap;
  5. Biaya ¥. 2,300 (dua ribu tiga ratus JPY).

Surat Keterangan SIM

  1. Surat Keterangan SIM Asli dan terjemahannya dalam Bahasa Jepang. Apabila Surat Keterangan sudah dalam Bahasa Inggris, maka tidak perlu diterjemahkan ke dalam Bahasa Jepang.
  2. Fotokopi Paspor halaman depan (di kertas A4)
  3. Fotokopi SIM (di kertas A4)
  4. Fotokopi Resident Card/Zairyu Card (depan belakang di kertas A4)
  5. Dokumen dapat dikirim via pos, harap melampirkan letter pack 370/520 balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap;
  6. Biaya ¥. 2,300 (dua ribu tiga ratus JPY).

Surat Keterangan Nama di SIM dan Paspor

  1. Fotokopi Paspor halaman depan (di kertas A4)
  2. Fotokopi SIM (di kertas A4)
  3. Fotokopi KTP atau KK (di kertas A4)
  4. Fotocopi Akte Kelahiran
  5. Fotokopi Resident Card/Zairyu Card (depan belakang di kertas A4)
  6. Dokumen dapat dikirim via pos, harap melampirkan letter pack 370/520 balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap;
  7. Biaya ¥. 2,300 (dua ribu tiga ratus JPY).

Catatan Penting:

  • Pemerintah Jepang tidak memperbolehkan warga negara asing yang memiliki visa tinggal sementara/visa kerja sementara (kurang dari 1 tahun) untuk mendapatkan SIM, seperti turis, program pemagang, pelajar, program EPA.
  • KBRI Tokyo tidak melayani permohonan penterjemahan dokumen.
  • Terjemahan SIM dapat dilakukan di JAF, dilakukan di Penterjemah tersumpah, atau cantumkan nama dan kontak penterjemah dokumen tsb. 
  • Informasi mengenai peraturan mengemudi, penggantian SIM di Jepang atau terjemahan SIM dapat dilihat melalui link/website JAF (Japan Automobile Federation): http://www.jaf.or.jp/e/translation/with.htm
  • Ada beberapa SIM/Mengkyo Center di Prefecture tertentu yang yang mewajibkan Surat Keterangan SIM dilegalisasi terlebih dahulu oleh Direktorat Perdata Kementerian Hukum dan HAM melalui https://legalisasi.ahu.go.id/ dan Direktorat Konsuler Kementerian Luar Negeri (info: https://kemlu.go.id/portal/id/read/186/konsuler/legalisasi) sebelum dilegalisasi oleh Perwakilan RI di luar negeri. Ada baiknya sebelum melegalisasi Suket SIM di KBRI, ditanyakan terlebih dahulu ke Mengkyo Center tersebut.

D. LEGALISASI SALINAN DOKUMEN / DOKUMEN COPY

  1. Dokumen asli
  2. Dokumen copy maksimal 5 (lima) rangkap
  3. Fotocopi Paspor halaman depan (di kertas A4)
  4. Fotocopi Resident Card/Zairyu Card (depan belakang; di kertas A4) 
  5. Dokumen dapat dikirim via pos, harap melampirkan letter pack 370/520 balasan dengan alamat pengiriman yang lengkap
  6. Biaya 0 yen

E. DOKUMEN BISNIS/NON BISNIS ASING 

Dokumen asing yang akan digunakan di Indonesia harus dilegalisasi oleh Kementerian Luar Negeri Jepang (Gaimusho) sebelum diproses oleh KBRI Tokyo. Namun demikian, KBRI Tokyo tidak bertanggung jawab atas isi dokumen tersebut.

Persyaratan:

  1. Dokumen Asli, yang sudah mendapatkan legalisasi dari Notaris Jepang dan Kementerian Luar Negeri Jepang (Gaimusho).
  2. Foto copy dokumen (di kertas A4), tidak perlu di-staples.
  3. Biaya ¥. 14,400 (empat belas ribu empat ratus JPY) untuk dokumen bisnis , dan ¥. 2,800 (dua ribu delapan ratus JPY) untuk dokumen non-bisnis;
  4. Waktu aplikasi pada hari kerja, jam 9:30  – 11.30, dan dapat diambil pada hari yang sama jam 15.00 – 16.00
  5. Dokumen dapat dikirim via pos, dengan melampirkan letter pack 370/520 beralamat lengkap sebagai amplop balasan. Biaya harap dikirim terpisah dengan genkin kakitome.

Proses:


Catatan Penting:

Harap selalu melihat update dari website KBRI Tokyo untuk setiap perubahan Hari Libur maupun Jam dan Hari Pelayanan.

F.  DOKUMEN MOU PEMAGANG/TRAINEE 

Khusus untuk legalisasi Perjanjian MoU Pemagang, sebelum dokumen MOU dilegalisasi, isinya harus  memenuhi syarat sebagai berikut:

  1. MOU dibuat masing-masing dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Jepang, keduanya digabung menjadi satu bundle, dibuat rangkap dua.
  2. Ejaan dan pengetikan dalam MOU harus tepat dan benar.
  3. Isi dari MOU tersebut harus sesuai dengan format/contoh dari KBRI Tokyo (klik disini untuk download contoh MOU) , yang isinya antara lain adalah:
  • Di perjanjian dalam MOU, masing-masing harus mencantumkan nomor ijin BINALATTAS untuk LPK dan nomor registrasi/ijin dari (OTIT – Organization for Technical Intern Training) untuk lembaga penerima di Jepang/kyodokumiai.
  • Apabila kyodokumiai belum memiliki nomor registrasi dari OTIT, maka nomor registrasi lainnya seperti dari Kementerian Tenaga Kerja Jepang bisa dicantumkan dengan melampirkan scan data.
  • Apabila LPK belum memiliki Ijin dari BINALATTAS, maka di dalam MoU, kalimat “Organisasi Pengirim" harus diganti dengan “LPK/Lembaga Pelatihan Kerja" atau “Lembaga Pendidikan", sesuai dengan ijin LPK tersebut.
  • Mencantumkan tunjangan kursus bagi peserta magang minimum 60,000yen/orang (termasuk biaya makan minimum 25,000yen).
  • Mencantumkan ijin kepulangan sementara ke Indonesia mininum 14 hari.
  • Mencantumkan Biaya Manajemen minimum 5000yen/bulan.

       4.   Melampirkan scan copy dari ijin LPK/BINALATTAS dan OTIT.


Sebelum dokumen dilegalisasi oleh notary office dan Gaimusho, pastikan draft dokumen dikirim ke KBRI Tokyo via email dalam format PDF/WORD untuk mendapatkan persetujuan terlebih dahulu.
Apabila sudah mendapatkan email konfirmasi dari KBRI Tokyo bahwa isi dokumen sudah memenuhi syarat, maka dapat dilanjutkan ke notary office dan gaimusho.
Alamat email konsuler: 
consular@kbritokyo.jp

Setelah seluruh tahap di atas dipenuhi, untuk mendapatkan legalisasi MOU, perlu disiapkan persyaratan berikut:

  1. Dokumen MOU Asli, 2 (dua) rangkap yang telah dilegalisasi oleh notary office dan gaimusho.
  2. Fotocopy legalisasi notary office dan gaimusho dari dokumen MOU Asli, masing-masing satu lembar.
  3. Print out email dari KBRI Tokyo yang menyatakan bahwa MOU tersebut sudah OK.
  4. Kartu Nama/Fotocopy kartu nama dari penanggung jawab LPK di Indonesia dan Kumiai di Jepang.
  5. Biaya 14,400yen/dokumen. (Total 2 x 14,00yen = 28,800yen)

Waktu Aplikasi:   Setiap Hari kerja, Senin-Jumat pukul 09.30-11.30
Waktu pengambilan:      Hari yang sama, pukul 15.00-16.00

Catatan Penting:

Harap selalu melihat update dari website KBRI Tokyo untuk setiap perubahan Hari Libur maupun Jam dan Hari Pelayanan.

Post a Comment for "Cara Pengurusan Dokumen Di KBRI Tokyo, Jepang Terbaru"